Si cada primero de mes repites el mismo ritual (abrir el programa, duplicar la factura del cliente de la iguala, cambiar la fecha, enviarla, apuntarte revisar si pagó), tienes un proceso que un robot hace mejor que tú. Y no solo la emisión: la parte donde de verdad se pierde dinero es la de después, cuando la factura enviada no se cobra y nadie reclama hasta que el agujero es visible. En esta guía montamos el ciclo completo con Make.com: emisión, envío, verificación de cobro y reclamación educada de impagos. En piloto automático.

Antes de nada: ¿no lo hace ya mi software de facturación?

La emisión recurrente básica, sí: Holded y Quipu crean facturas periódicas de serie (cuál elegir, aquí). Si solo necesitas eso, actívalo y listo.

Make.com entra en juego para lo que el software no hace solo:

• Facturar cantidades variables (horas del mes desde tu control horario, consumos, unidades servidas).
• Encadenar la factura con el resto del circuito: aviso al cliente por email personalizado o WhatsApp, verificación de cobro y reclamación automática de impagos.
• Conectar la facturación con tu CRM (cerrar un trato en Pipedrive → cliente y factura creados solos).

Qué necesitas

1. Un software de facturación con API: usamos Holded en los ejemplos (su API es de las mejores del sector); con Quipu el esquema es idéntico. Ambos certificados Verifactu, que a partir de 2027 no será negociable.
2. Make.com desde 9 €/mes.
3. (Opcional) Google Sheets como «tarifario» si facturas importes variables.

Escenario 1: la iguala fija con envío personalizado

Disparador: módulo Schedule, día 1 de cada mes a las 8:00.

1. Google Sheets → Get Range: tu lista de clientes recurrentes (nombre, NIF, concepto, importe, email). Mantener esto en una hoja, y no hardcodeado en el escenario, te deja añadir o quitar clientes sin tocar Make.
2. Holded → Create Invoice por cada fila (módulo iterador): factura creada con su registro Verifactu, numeración y PDF.
3. Email → Send con el PDF adjunto y texto personalizado («Hola {{nombre}}, adjuntamos la factura de {{mes}}…»). El toque humano en el asunto y el cuerpo evita la carpeta de spam y el efecto «factura robótica».
4. Registro: añade fila en una hoja «Emitidas {{año}}» con fecha, cliente, importe y número. Tu panel de control sin abrir el programa.

Tiempo de montaje: una tarde. A partir de ahí: cero minutos al mes.

Escenario 2: facturar horas o consumos variables

Igual que el anterior, con un paso previo: antes de crear la factura, Make consulta la fuente del dato variable.

• Horas: módulo de Toggl/Clockify (o tu hoja de partes de trabajo) filtrado por cliente y mes.
• Unidades/consumos: tu hoja de cálculo operativa o la API de tu herramienta de gestión.

Después multiplica por tarifa (módulo Set Variable con la fórmula) y pasa el importe calculado al módulo de factura. El cliente de horas recibe además el desglose en el email: transparencia que reduce discusiones y acelera pagos.

Escenario 3: el perseguidor de impagos (el que más dinero recupera)

El escenario que casi nadie monta y todos necesitan. Cada lunes a las 9:00:

1. Holded → List Invoices con estado «vencida» (Holded marca el vencimiento solo; en Quipu, filtra por fecha de vencimiento < hoy y estado ≠ cobrada).
2. Router por antigüedad del vencimiento:

– +3 días: email suave. «¿SE os pasó? Adjuntamos de nuevo la factura por si acaso 😊». – +10 días: email formal + copia a tu propio buzón para que lo tengas presente. – +21 días: notificación a ti (email/WhatsApp) para llamada personal, a partir de aquí, humano.

1. Cada toque queda registrado en la hoja de control con fecha.

La mayoría de impagos de pyme no son morosidad: son despiste. El email del día +3 (que a ti te da pereza o vergüenza enviar, y el robot manda sin sufrir) cobra solo una parte enorme de las facturas dormidas.

Extensión: del presupuesto aceptado a la factura sin teclear

Si gestionas ventas con Pipedrive (nuestra guía): trato movido a «Ganado» → Make crea el contacto en Holded (si no existe) y emite la primera factura o la programa como recurrente. El ciclo comercial-administrativo completo queda cosido: cero re-tecleos, cero facturas olvidadas de clientes nuevos.

Coste del sistema completo

Los tres escenarios juntos consumen unas pocas mil operaciones/mes: dentro del plan Core para una pyme con decenas de clientes recurrentes.

Preguntas frecuentes

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